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So erstellen Sie Rechnungen in Word

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Wie ich schon mehrfach gesagt habe: Obwohl Word und Excel im Aussehen ähnlich sind, kriecht jeder lieber nicht in das Territorium des "Bruders". In Excel ist es beispielsweise schwierig zu buchstabieren, und in Word ist es schwierig, mit Tabellen umzugehen. Wie die Praxis zeigt, ist es jedoch möglich, dieses und jenes zu überwinden. Die einzige Frage ist, zu welchem ​​Preis dies geschehen wird :).

Zum anderen sind einige Funktionen des Tabelleneditors im Textdokumenteneditor auf den ersten Blick völlig unzugänglich. Zum Beispiel: mit Formeln in MS Word, arithmetische Operationen usw. aufgaben. Aber ist es wirklich so? Natürlich nicht, einfache mathematische Operationen in MS Word (obwohl nicht alle) sind jederzeit verfügbar und warten nur auf die Chance, bis Sie sie in die Praxis umsetzen. Stellen wir das sicher?

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Rechnung - in der internationalen Geschäftspraxis ein Dokument, das der Verkäufer dem Käufer zur Verfügung gestellt hat und das eine Liste der Waren, deren Menge und Preis, zu denen sie an den Käufer geliefert werden, formale Merkmale der Waren (Farbe, Gewicht, Größe usw.), Lieferbedingungen und Angaben zum Absender enthält und der Empfänger. Ein Rechnungsauszug zeigt an, dass der Käufer (außer bei Lieferung gegen Vorauskasse) verpflichtet ist, die Ware gemäß den angegebenen Bedingungen zu bezahlen.

Der Rechnungsbeleg entspricht der in der Russischen Föderation verwendeten Belegrechnung für die Zahlung (Handelsrechnung) oder Rechnung (Proformarechnung).

Zusätzlich zu ihrem Hauptzweck als Dokument, das den für die Warenzahlung fälligen Betrag angibt, kann die Rechnung als Frachtbrief verwendet werden, der mit der Ware versandt wird. Auf Wunsch des Zolls in vielen Ländern Rechnung (Rechnung) wird auf gängigen Formularen ausgestellt, diese Konten dienen gleichzeitig als Ursprungszeugnis oder werden mit diesem kombiniert.

Tab "Entwickler" einschalten

Um ausfüllbare Formulare zu erstellen, müssen Sie zuerst die Registerkarte aktivieren Entwickler (Entwickler). Öffnen Sie dazu das Menü Datei (Datei) und klicken Sie auf den Befehl Optionen (Optionen). Öffnen Sie im angezeigten Dialogfeld die Registerkarte Farbband anpassen (Menüband anpassen) und wählen Sie Hauptregisterkarten (Hauptregisterkarten) aus der Dropdown-Liste.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Entwickler (Entwickler) und klicken Sie auf Ok.

Nun ist eine neue Registerkarte im Menüband erschienen.

Vorlage sein oder nicht sein?

Es gibt zwei Optionen, mit denen Sie Formulare erstellen können. Die erste ist einfacher, sofern Sie die entsprechende Vorlage auswählen. Öffnen Sie das Menü, um nach Mustern zu suchen Datei (Datei) und klicken Sie auf Neu (Erstellen). Sie sehen viele Vorlagen zum Download bereit. Es bleibt nur zu klicken Formen (Formulare) und finden Sie die gewünschte Vorlage unter den vorgeschlagenen.

Wenn Sie eine passende Vorlage gefunden haben, laden Sie sie herunter und bearbeiten Sie das Formular nach Ihren Wünschen.

Dies ist der einfachste Weg, aber es kann vorkommen, dass Sie unter den vorgeschlagenen keine passende Vorlage finden. In diesem Fall können Sie ein Formular aus einem Entwurf erstellen. Öffnen Sie zunächst die Vorlageneinstellungen, wählen Sie jedoch anstelle des fertigen Formulars Meine Vorlagen (Meine Vorlagen).

Auswählen Vorlage (Vorlage) und klicken Sie auf Okum eine saubere Vorlage zu erstellen. Klicken Sie zum Beenden auf Strg + Sum das Dokument zu speichern. Nennen wir ihn Formularvorlage 1.

Füllen Sie das Formular mit Elementen

Jetzt haben Sie eine leere Vorlage, sodass Sie dem Formular bereits Informationen hinzufügen können. Das Formular, das wir in diesem Beispiel erstellen, ist ein einfacher Fragebogen, mit dem Informationen zu den Personen gesammelt werden, die das Formular ausfüllen. Geben Sie zuerst die wichtigsten Fragen ein. In unserem Fall erfahren wir folgende Informationen:

  1. Name (Name) - Klartext
  2. Alter (Alter) - Dropdown-Liste
  3. D.O.B. (Geburtstag) - Datumsauswahl
  4. Sex (Paul) - Kontrollkästchen
  5. Postleitzahl (PLZ) - Klartext
  6. Telefonnummer (Telefonnummer) - Klartext
  7. Bevorzugte Grundfarbe und warum (Was ist Ihre Lieblingsfarbe und warum) - Kombinationsfeld
  8. Beste Pizza Belag (Lieblingspizzafüllung) - Kontrollkästchen und einfacher Text
  9. Was ist dein Traumberuf und warum? Begrenzen Sie Ihre Antwort auf 200 Wörter (Von welcher Art von Arbeit träumst du und warum) - formatierter Text
  10. Welchen Fahrzeugtyp fahren Sie? (Welches Auto haben Sie) - Klartext

Öffnen Sie die Registerkarte, um verschiedene Optionen für Steuerelemente zu erstellen Entwickler (Entwickler), den Sie zuvor und im Abschnitt hinzugefügt haben Kontrollen (Steuerelemente) auswählen Entwurfsmodus (Konstruktormodus).

Textblöcke

Bei Fragen, die eine Antwort in Textform erfordern, können Sie Textblöcke einfügen. Dies geschieht mit:

  • Rich-Text-Inhaltskontrolle (Inhaltskontrolle „formatierter Text“) - Der Benutzer kann die Formatierung anpassen
  • Klartext-Inhaltskontrolle (Inhaltssteuerung "Nur Text") - Nur Nur Text ohne Formatierung ist zulässig.

Erstellen wir ein Feld für die Beantwortung von formatiertem Text zu Frage 9 und anschließend ein Feld für die Beantwortung von einfachem Text zu den Fragen 1, 5, 6 und 10.

Denken Sie daran, dass Sie den Text im Feld des Inhaltssteuerelements an die Frage anpassen können. Klicken Sie dazu auf das Feld und geben Sie den Text ein. Das Ergebnis ist in der obigen Abbildung dargestellt.

Fügen Sie eine Dropdown-Liste ein

Bei Fragen mit einer einzigen Antwort (z. B. Frage 2) können Sie bequem eine Dropdown-Liste verwenden. Fügen Sie eine einfache Liste ein und füllen Sie sie mit Altersgruppen. Platzieren Sie das Inhaltssteuerfeld, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Eigenschaften (Eigenschaften). In dem daraufhin angezeigten Dialogfeld Eigenschaften der Inhaltssteuerung Klicken Sie auf (Eigenschaften der Inhaltssteuerung) Hinzufügen (Hinzufügen), um der Liste Altersgruppen hinzuzufügen.

Wenn Sie fertig sind, sollten Sie so etwas wie das Bild unten erhalten. In diesem Fall muss der Designermodus deaktiviert sein!

Sie können immer noch verwenden Kombinationsfeld (Kombinationsfeld), in dem es einfach ist, eine Liste aller erforderlichen Elemente zu erstellen. Bei Bedarf kann der Benutzer zusätzlichen Text eingeben. Fügen wir ein Kombinationsfeld für Frage 7 ein. Da wir dieses Element verwenden, können Benutzer eine der vorgeschlagenen Optionen auswählen und die Antwort eingeben, warum ihnen die ausgewählte Farbe gefällt.

Checkboxen einfügen

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um die vierte Frage zu beantworten. Zuerst müssen Sie die Antwortoptionen eingeben (männlich - männlich, weiblich - weiblich). Fügen Sie dann ein Inhaltssteuerelement hinzu Kontrollkästchen (Kontrollkästchen) neben jeder Antwortoption:

Wiederholen Sie diesen Schritt für jede Frage, die eine oder mehrere Antworten enthält. Wir werden der Antwort auf Frage 8 ein Kontrollkästchen hinzufügen. Außerdem fügen wir ein Inhaltssteuerelement hinzu, damit der Benutzer eine Variante des Pizzabelags angeben kann, die nicht in der Liste enthalten ist Klartext (Klartext).

Abschließend

Das fertige leere Formular mit ein- und ausgeschaltetem Designermodus sollte wie in den folgenden Abbildungen aussehen.

Designmodus aktiviert:

Design-Modus ist ausgeschaltet:

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben gerade die grundlegenden Techniken zum Erstellen interaktiver Formulare erarbeitet. Sie können die DOTX-Datei an Personen senden. Wenn diese sie ausführen, wird sie automatisch als reguläres Word-Dokument geöffnet, das Sie ausfüllen und zurücksenden können.

AutoSumme und andere mathematische Operationen in MS Word

Also habe ich die einfachste Tabelle in MS Word erstellt (übrigens, ich habe es mit dieser Methode erstellt). Alles, was Sie tun müssen, ist, die letzte Spalte auszufüllen, aber nicht auf jeden Fall, sondern automatisch: indem Sie die Daten in den Spalten "Preis" und "Menge" multiplizieren.

Die am häufigsten in MS Word erstellte Tabelle

Sie können diese Tabelle natürlich alle in demselben Excel-Format berechnen und das Ergebnis dann einfach in MS Word kopieren. Sie können sogar den Taschenrechner auf die altmodische Weise aufheben und die Werte manuell eingeben ...

Wir verwenden Funktionen und Formeln in MS Word

Wir wählen jedoch einen anderen Pfad: Setzen Sie den Mauszeiger in die erste Zelle der gewünschten Spalte und auf der Registerkarte "Layout", in der Gruppe "Daten"wähle Formeltool.

Wird auf dem Bildschirm angezeigt Formelfenster und hier fängt der spaß an.

Fenster zum Erstellen von Formeln für Word

Wir sind interessiert an Formelfeldwo die Standardeinstellung etwas wie "enthält= SUMME (LINKS)". Ohne weitere Erklärung ist klar, dass diese Formel nicht multipliziert, sondern summiert. Wir löschen alles außer dem Gleichheitszeichen und wählen unten in der Dropdown-Liste "Funktion einfügen" die Option PRODUCT (). Wir geben das Wort LINKS in Klammern ein und klicken auf "OK".

Das Ergebnis der einfachsten Berechnung einer Arbeit in MS Word

Sobald das Einstellungsfenster verschwindet, erscheint das Ergebnis der Berechnung sofort in der Tabellenzelle. Und ... ehrlich gesagt, hier endet die Verständlichkeit. Wie funktioniert das? Ja, auf zusätzliche Erklärungen können Sie nicht verzichten.

Verwendung mathematischer Operationen (Funktionen) in MS Word

Das Grundprinzip der Formeln ist einfach: Zuerst (nach dem = -Zeichen) wird angegeben, was zu tun ist, d. H. Die Art der Operation, und dann wird in Klammern angegeben, WAS die Operation durchzuführen ist, d. H. Der Bereich.

Die wichtigsten Arten von Rechenoperationen in MS Word:

  • DURCHSCHNITT () - arithmetische Mittel
  • PRODUKT () - Multiplikation
  • SUM () - Betrag
  • MIN () - Mindestwert
  • MAX () - Maximalwert
  • COUNT () - Wertezähler

Optionen zum Angeben eines Datenbereichs für Berechnungen in MS Word:

  • Links - nimm alles links von der aktuellen Zelle (in der Reihe)
  • RICHTIG - nimm alles links von der aktuellen Zelle (in der Reihe)
  • Oben - alles über der Zelle (in der Spalte)
  • Unten - alles unter der Zelle (in der Spalte)

In diesem Fall können die Bereichsindikatoren kombiniert werden: = SUMME (LINKS RECHTS) - Fügen Sie alles links und rechts von der Zelle hinzu. Außerdem können Sie Daten über die Tastatur eingeben: = SUMME (10,15) - 10 und 15 addieren (das Trennzeichen als Semikolon nicht vergessen).

Nun, wie kompliziert? Dies ist nur der Anfang. Obwohl eine Reihe von Fragen, die Sie zu haben scheinen, geblieben sind.

Sie haben zum Beispiel mit Sicherheit bemerkt, dass die Liste der Funktionen keine Subtraktion oder Unterteilung enthält. Und ja, das hast du wirklich nicht gedacht. Das ist natürlich ein Minus, aber vergessen Sie nicht - wir arbeiten in einem Texteditor! Außerdem werden die Operationen Addition und Multiplikation im Alltag immer häufiger angewendet - schauen Sie sich zumindest meinen Tisch an.

Niemand schlägt (und insbesondere Microsoft!) Vor, alle Berechnungen in Word durchzuführen, aber die teilweise Implementierung der oben genannten Funktionen vereinfacht eine Reihe von Vorgängen erheblich:

  • Damit haben Sie immer einen „Taschenrechner“ zur schnellen Datenberechnung zur Hand (= SUMM (256,2.3))
  • Ermöglicht das Runden von Zahlen und das Ermitteln von Durchschnittswerten = INT (2.3) gibt das Ergebnis "2" aus.
  • Es wird erfolgreich verwendet, um die Daten in einer Spalte oder Zeile einer Tabelle (= SUMME (OBEN) in der untersten Zelle) zusammenzufassen.

Das Ergebnis der Anwendung der Funktion = SUMM (ABOVE) in einer Worttabelle

Verwenden von VBScript-Skripten

Das Erstellen von Textdateien mithilfe von Skripten ist recht einfach, da die Windows-Umgebung im Allgemeinen und die Windows Script Host-Umgebung (WSH) im Besonderen spezielle Tools für die Arbeit mit Textdateien bereitstellen. Textdateien eignen sich zwar ideal zum Speichern einfacher, unstrukturierter Informationen, reichen jedoch für komplexere Anforderungen nicht aus. Wenn Sie hierarchische Informationen präsentieren müssen, können Sie die XML-Tools verwenden und Text mit Bezeichnungen erstellen, die einen Aufruf des Schemas enthalten (oder nicht enthalten). Es ist jedoch häufig erforderlich, Dokumente zu erstellen, die Informationen mithilfe komplexer Markups darstellen. HTML-Dateien sind eine Alternative zur Datenbindung und zum komplexen Seitenlayout. HTML-Dokumente sind jedoch einfacher Text und im Prinzip eine leichte Beute für Angreifer. Darüber hinaus sind HTML-Dokumente selten eigenständig und enthalten häufig Links zu externen Ressourcen wie Bildern, ActiveX-Steuerelementen und Applets.

Im Gegensatz zu den oben diskutierten Lösungen ist das Microsoft Word-Paket tatsächlich der Standard im Workflow der realen Welt. Das Erstellen solcher Dokumente online ist einfach. Ist es jedoch möglich, diesen Prozess durch programmgesteuertes Erstellen und Verwenden von Dokumenten auf der Grundlage von Vorlagen zu automatisieren? Ja, und jetzt erkläre ich warum. Ich werde nicht näher auf die Seite des Prozesses eingehen, die sich auf das Arbeiten im Word-Paket bezieht. Stattdessen werde ich mich auf das programmgesteuerte Erstellen und Verwalten von Dokumenten konzentrieren, vorausgesetzt, die Leser sind mit den Grundlagen der Arbeit mit Word-Vorlagen und Lesezeichen vertraut.

Verwenden von Word-Vorlagen

Manchmal muss ich Rechnungen vorbereiten, sie dann ausdrucken, um Briefe zu verschicken, oder sie per E-Mail verteilen. Normalerweise öffne ich Word, wähle meine Kontovorlage aus, gebe die erforderlichen Informationen ein und speichere die Datei als neues Dokument. Anschließend sende ich die Rechnung per Post oder als Dokument an den Kunden, das an eine elektronische Nachricht angehängt ist.

In den meisten Fällen handelt es sich bei Rechnungen und anderen Formularen um einfache Dokumente, die dieselben Vorlagen verwenden, jedoch verschiedene Informationen wie Datum, Kontonummer, Beschreibung und Rechnungsbetrag enthalten. Die Vorlage, auf der das Dokument basiert, enthält normalerweise ein oder mehrere leere Felder, in die Benutzer formularspezifische Daten einfügen können.

Im Word-Paket können Sie Formulare für Standarddokumente wie Rechnungen erstellen, indem Sie eine Vorlagendatei mit der Erweiterung .dot anpassen. Wenn Sie ein neues Dokument basierend auf einer Vorlage vorbereiten möchten, klicken Sie auf den Menüpunkt Datei, Neu. Nachdem Sie die gewünschte Vorlage im Fenster "Neu" ausgewählt und auf "OK" geklickt haben, erstellt Word ein neues Formular, das auf dieser Vorlage basiert, und zeigt es an. Verschiedene Informationen werden in die entsprechenden Felder des leeren Formulars eingegeben.

Bei der interaktiven Verwendung von Word kann der Benutzer sehen, wo die Informationen eingegeben werden müssen. Aber wie kann man die Eingabe verschiedener Informationen in die erforderlichen Felder des WSH-Skripts erzwingen? Bevor ich diese Frage beantworte, werfen wir einen Blick auf das Word-Objektmodell, eine COM-basierte Infrastruktur, mit deren Hilfe das Verhalten des Word-Pakets programmgesteuert gesteuert werden kann.

Word-Objektmodell

Das Word-Objektmodell enthält eine umfangreiche und komplexe Hierarchie von Objekten. Dieses Objektmodell macht die interaktiven Funktionen von Word für COM-orientierte Clients (d. H. WSH- und Visual Basic (VB) -Skripten) programmgesteuert verfügbar. Das Stammelement des Word-Objektmodells ist das Word.Application-Objekt. Um eine Instanz dieses Objekts zu erstellen, müssen Sie den folgenden Code verwenden:

Das Word-Objektmodell funktioniert mit der ausführbaren Word-Datei (winword.exe) und nicht mit einer separaten DLL. Daher entspricht jede Instanz eines Word.Application-Objekts dem Starten und Ausführen einer Instanz einer Word-Anwendung. Diese Instanzen sind jedoch unsichtbar. Und da wir sie nicht sehen können, besteht die Gefahr, dass viele Instanzen ziellos existieren und Systemressourcen verschwenden. Um zu vermeiden, dass unnötige Instanzen von Word verbreitet werden, müssen Sie sicherstellen, dass Skripts ein Objekt immer freigeben, nachdem Sie es mit der Quit-Methode beendet haben:

Obwohl neu erstellte Instanzen von Word standardmäßig unsichtbar sind, können Sie sie sichtbar machen, indem Sie die Visible-Eigenschaft auf True setzen:

Wenn die Instanz sichtbar ist, können Sie die Anwendung manuell schließen. Das Festlegen der Visible-Eigenschaft auf True kann beim Debuggen von skriptbasierten Word-Anwendungen hilfreich sein.

Die Arbeit mit Elementen des Word-Objektmodells stimmt vollständig mit der Arbeit der Anwendung im interaktiven Modus überein. Nach der Initialisierung der Anwendung erstellen wir ein neues Dokument oder öffnen ein vorhandenes. Um ein neues leeres Dokument basierend auf einer bestimmten Vorlage zu erstellen, rufen Sie die Add-Methode aus der Documents-Auflistung auf und geben Sie die DOT-Datei an, in der die gewünschte Vorlage gespeichert ist. Mit dem folgenden Code wird ein Dokument erstellt, das Funktionen enthält, die in eine Vorlage mit dem Namen "Rechnung" integriert sind:

Verwenden Sie zum Öffnen eines vorhandenen Dokuments die Documents-Auflistung mit Document-Objekten. Code in Listing 1, öffnet die Dokumente Rechnung.doc und Spesen.doc. Dieser Code öffnet zuerst die Datei "invoice.doc" und dann "costs.doc". Hier entspricht der Status des programmgesteuert erstellten Dokuments genau dem Status des Vorlagendokuments, das Sie während der Arbeit in der Word-Anwendung über den Befehl Öffnen im Menü Datei interaktiv geöffnet haben. Wenn Sie die Instanz sichtbar gemacht haben, werden auf dem Bildschirm Dokumentfenster aus den Dateien rechnung.doc und kosten.doc angezeigt.

Die in der Auflistung verwendeten Variablen doc1 und doc2 verweisen auf Objekte, die neu geöffnete Word-Dokumente darstellen. Sie können auch den Index für die Documents-Auflistung verwenden, um auf geöffnete Dateien zuzugreifen. Der folgende Code gibt beispielsweise einen Link zum ersten geöffneten Dokument zurück:

Dieser Code entspricht der Zuweisung von doc1 zum Ergebnis des Aufrufs der Documents.Add-Methode, wie in der zweiten Zeile von Listing 1 gezeigt.

Die Programmoberfläche des Document-Objekts enthält alle Funktionen, die in den Menüs Datei und Bearbeiten des Word-Pakets verfügbar sind. Verwenden Sie zum Drucken eines Dokuments die PrintOut-Methode des Document-Objekts und zum Speichern des Dokuments an einem anderen Ort die SaveAs-Methode. Wenn Word interaktiv angewendet wird, zeigen beide Methoden ein Dialogfeld an, in dem Sie einen Drucker und einen Pfad auswählen können. Bei Verwendung der PrintOut- oder SaveAs-Methode können Sie den Drucker- oder Dateipfad wie folgt als Argument angeben:

Wenn ein Pfad als Argument angegeben wird, wird kein Dialogfeld angezeigt.

Mit der SaveAs-Methode können Sie auch ein zusätzliches Argument eingeben, um das Ausgabeformat anzugeben (z. B. ein Word-Dokument, RTF (Rich Text Format) - Word 6.0, unformatierter Text). Das folgende Codefragment zeigt, wie ein Dokument im RTF-Format gespeichert wird:

Weitere Informationen zu Konstanten für verschiedene Dateiformate finden Sie in der Word-Paketdokumentation.

Um das Dokument zu schließen, müssen Sie die Close-Methode verwenden:

Wenn Sie ein Dokument schließen, werden alle Dokumente, die nach dem Schließen geöffnet wurden, automatisch um eine Position nach oben verschoben. Also, wenn Sie den Code verwenden:

Wenn Sie anschließend die Verknüpfung zur Variablen doc1 schließen, lautet die Position der Variablen doc2 im Array Documents (0).

Wenn Sie programmgesteuert mit Word-Dokumenten arbeiten, können Sie Absätzen, Wörtern und Zeichen in einem Dokument Formate und Stile zuordnen, genau wie Sie es interaktiv mit Word tun würden. Darüber hinaus können Sie den Elementen des Dokuments Kommentare und Lesezeichen hinzufügen. При программном создании документов Word на основе шаблона можно использовать закладки для ввода пользовательских данных в нужные места документа.

Использование закладок в пакете Word

Под закладкой понимается связь между именем и определенным местом в документе Word. Закладки — особенность пакета Word, которую можно использовать для пометки выбранного текста, графики, таблиц или любого другого элемента документа. Word хранит закладки в документе. Для добавления закладки в интерактивном режиме следует выбрать текст или элемент, который требуется пометить, потом выбрать пункт Bookmark в меню Insert. В окне Bookmark нужно ввести имя создаваемой закладки.

Например, предположим, у нас есть шаблон Word (файл .dot) и нам нужно просмотреть текущие данные в определенной позиции. Öffnen Sie die Vorlage und wählen Sie den für die Daten reservierten Bereich aus. Um das Bearbeiten der Vorlage in Zukunft zu vereinfachen, können Sie den Text des Platzhalters eingeben, der diesen Bereich kennzeichnet (z. B. hier Kontoinformationen platzieren). Nachdem Sie den Text des Platzhalters eingegeben haben, markieren Sie den Text, wählen Sie im Menü Einfügen die Option Lesezeichen, geben Sie den Namen des Lesezeichens ein (z. B. InvoiceDate) und speichern Sie die Vorlage.

Nachdem ein neues Dokument auf der Grundlage der Vorlage erstellt wurde, müssen Sie die Bookmarks-Auflistung des Dokuments verwenden, um Lesezeichen zu erkennen und ihren Text zu ändern. Um beispielsweise Daten in die Registerkarte "InvoiceDate" einzugeben, müssen Sie einen Code ähnlich dem folgenden verwenden:

Wie dieses Codefragment zeigt, wird auf ein Lesezeichen über seinen Namen zugegriffen. Der Lesezeichenname gibt das gewünschte markierte Objekt in der Lesezeichensammlung des Dokuments an. Die Range-Eigenschaft ist ein Objekt der TextRange-Klasse. Diese Eigenschaft bestimmt die Einstellungen für den Textbereich des Lesezeichens. Mit der Text-Eigenschaft des TextRange-Objekts können Sie den aktuellen Lesezeichenwert lesen und überschreiben. Das obige Code-Snippet setzt das Rechnungsdatum auf den 01.07.2002.

Kontoerstellung

Nach der programmgesteuerten Erstellung eines Dokuments auf der Grundlage einer Vorlage sollten Sie das Rechnungsformular mithilfe von Lesezeichen mit frischen Daten füllen und das Dokument in einer neuen Datei speichern. Jetzt können Sie das Dokument ausdrucken, per E-Mail verschicken usw.

In Listing 2 Das Skript CreateInvoice.vbs wird angezeigt, das bestimmte Informationen sammelt und eine Rechnung erstellt. Der Code öffnet die TestInvoice.dot-Vorlage, die sich im selben Ordner wie das Skript befindet, wenn ein neues Dokument darauf basierend erstellt wird (Sie können die TestInvoice.dot-Datei von unserer Website im Download-Bereich herunterladen). In Abb. Abbildung 1 zeigt die Vorlage TestInvoice.dot.

Zeichnen. Vorlage "TestInvoice.dot"

Das Skript CreateInvoice.vbs fragt den Benutzer nach der Kontonummer, dem Datum und dem Namen des Empfängers. Der Code für Fragment A in Listing 2 verwendet Lesezeichen, um diese Informationen in das Hauptdokument einzubetten. Der Code für Fragment B verwendet dann die SaveAs-Methode, um das Dokument im aktuellen Ordner zu speichern. Das Skript CreateInvoice.vbs erstellt den Namen des fertigen Dokuments, indem die Kontonummer mit dem Präfix inv_ verkettet wird. Die Benennungsmethode und der Zielordner werden unter bestimmten Bedingungen festgelegt. Am Ende schließt das Skript CreateInvoice.vbs das Dokument und die Anwendung.

E-Mail-Dokument

Das Word-Objektmodell enthält eine Methode des Document-Objekts, mit der Sie ein Dokument per E-Mail senden können:

Wie Sie sehen, hat die SendMail-Methode keine Argumente. Es ruft den registrierten MAPI-Client (Messaging API) auf - normalerweise Microsoft Outlook oder Outlook Express. Ein E-Mail-Fenster mit einem angehängten Word-Dokument wird angezeigt. Der Benutzer füllt einfach das Feld An aus und klickt auf die Schaltfläche Senden. Der Mail-Client wird automatisch im Ordner "Gesendete Objekte" des Mail-Clients registriert. Wenn der Benutzer keine permanente Verbindung hat, legt der E-Mail-Client die Nachricht im Ordner Postausgang ab, damit sie beim nächsten Herstellen der Verbindung gesendet wird.

Wenn Sie die SendMail-Methode verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass das Skript die Word-Anwendung nicht schließt, bevor das E-Mail-Fenster angezeigt wird. Die SendMail-Methode arbeitet asynchron in Bezug auf das Hauptskript, sodass das Skript nicht überprüfen kann, ob die Methode das Senden der Nachricht abgeschlossen hat. Wenn das Skript versucht, Word zu schließen, bevor die SendMail-Methode abgeschlossen ist, zeigt das System eine Meldung an, dass Word erst nach Abschluss des Befehls geschlossen werden kann. Wenn ein Fenster mit einer solchen Meldung angezeigt wird, muss der Benutzer es manuell schließen. Um diese Situation zu vermeiden, können Sie der Sleep-Prozedur wie in Fragment B von Listing 2 einen Aufruf hinzufügen, um das Skript vorübergehend anzuhalten und der SendMail-Methode Zeit zum Abschließen zu geben. Außerdem können Sie Ihrem Skript ein eigenes Bestätigungsfenster hinzufügen, damit der Benutzer den Versand des Briefes bestätigen kann. Der folgende Code zeigt ein Bestätigungsfenster Fertig an, kurz bevor das Skript Word schließt:

Die meisten Formulare sind heute einfache Word-Dokumente. Nachdem Sie die Vorlage im Word-Paket interaktiv erstellt haben, können Sie auf einfache Weise ein Skript wie das im Artikel beschriebene schreiben, um das Formular mit Benutzerinformationen auszufüllen. Anschließend können Sie die WSH-Umgebung und das Word-Objektmodell den Auftrag abschließen.

Nachdem diese einfache und effektive Lösung geschätzt wurde, möchten viele sie für andere gängige Formulare verwenden, z. B. für Spesenabrechnungen und Abonnementanfragen. Außerdem können Sie mit seiner Hilfe die Funktionalität von Skripten erhöhen. Beispielsweise können Sie die automatische Rechnungserstellung mit dem Datenbankzugriff kombinieren, sodass das Skript automatisch die nächste Kontorechnungsnummer zurückgibt. Sie können auch festlegen, dass das Skript einen Datensatz zur Datenbank hinzufügt, um die Punktzahl zu verfolgen. Dazu können Sie das Skript CreateInvoice.vbs mit ADO-basiertem Code erweitern, der die Datenbank nach der neuesten Kontonummer abfragt und eine INSERT-Anforderung zum Hinzufügen eines neuen Datensatzes ausführt.

Dino Esposito - Arbeitet in Rom als Lehrer und Berater. Sie können ihn kontaktieren unter: [email protected]

Sehen Sie sich das Video an: Richtig Rechnung schreiben? Darauf musst Du achten! inkl. Rechnungsvorlage für Word & Excel (Juli 2020).

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